Videokonferencija predstavlja interaktivnu komunikaciju u realnom vremenu, dva ili više učesnika koji se nalaze na različitim lokacijama, a za komunikaciju koriste kombinaciju video, audio i tehnologiju komunikacije. Suština videokonferencija je komunikacija, dok hardver i softver predstavljaju samo alate za videokonferenciju.
Učesnicima videokonferencije se pruža mogućnost vizuelnog kontakta, iako su dislocirani. Videokonferencija predstavlja idealno rešenje u slučajevima kada je važna originalna prezentacija informacija (mimika, pokreti, gestovi, visina glasa, odsečnost u govoru, itd.) učesnicima koji se nalaze na različitim lokacijama.
Izbor odgovarajućeg softverskog alata vrši se na osnovu programa rada i ciljeva sastanka.
On omogućava:
- podršku različitih aktivnosti grupnog odlučivanja;
- odgovarajući stepen podrške potreban za rad grupe;
- različite kombinacije komunikacija u cilju zadovoljenja zahteva koje nameće konkretan zadatak.
Savremeni softverski paketi osim što omogućavaju vizuelnu i zvučnu komunikaciju učesnika u konferenciji obezbeđuju i neposrednu interaktivnu tekstualnu komunikaciju, kao podršku za zajedničko crtanje na tzv. belim tablama (whiteboard).
